Slik unngår du uteblivelser i salongen din: 7 tiltak som virkelig fungerer

Tirsdag morgen, klokken ti. Stolen er klar, fargen er blandet, og kunden din … kommer ikke. Ingen telefon, ingen melding. En time senere ser du fortsatt på et hull i kalenderen som du ikke lenger kan fylle.

Alle salonger kjenner det. Og fordi det alltid bare gjelder én time, føles det som uflaks. Men uteblivelser (såkalte «no-shows») er ikke uflaks: de er et mønster, og mønstre kan brytes. I denne artikkelen ser du hva en uteblivelse egentlig koster deg, og hvilke 7 tiltak som hindrer de fleste.

Hva koster en uteblivelse deg egentlig?

Regn på det. Si at du har tre uteblivelser i uken, i snitt 45 € per behandling og 48 arbeidsuker i året. Det blir 6 480 € i omsetning som du aldri får tilbake. Og da har vi ikke regnet med kunden du kunne ha tatt imot i mellomtiden, eller den ansatte som du betaler uansett.

Tips: noter i en måned hver time som faller bort uten avbestilling. De fleste salongeiere blir overrasket over tallet.

1. Gjør avbestillingsreglene dine tydelige

Kunder holder timene sine bedre når de på forhånd vet hva som forventes. Bestem hvor lenge man kan avbestille gratis, for eksempel frem til 24 timer før, og hva som skjer hvis noen uteblir.

Vis reglene på tre steder: på nettstedet ditt, ved bestilling og i bekreftelsen på e-post. Kort og vennlig, uten truende tone. Målet er klarhet, ikke straff.

2. Send en påminnelse

De fleste uteblivelser skyldes ikke uvilje, men glemsomhet. En time som ble bestilt for tre uker siden, glemmes lett. En påminnelse dagen før løser det meste.

En SMS blir som regel lest raskere enn en e-post. Legg til en knapp eller lenke for å avbestille i påminnelsen. Det høres motstridende ut, men en avbestilling er alltid bedre enn en tom stol: den gir deg fortsatt sjansen til å fylle timen.

3. Gjør det enkelt å avbestille og flytte timen

Jo vanskeligere det er å avbestille, desto større er sjansen for at noen bare blir borte. Å ringe i åpningstiden er en terskel for mange kunder, særlig hvis de synes det er flaut.

La derfor kundene avbestille eller flytte timen sin på nett, frem til et tidspunkt du selv velger. Da blir timen ledig i god tid, og du trenger ikke engang ta telefonen.

4. Ta betalt på forhånd, men ikke av alle

Den som har betalt på forhånd, møter nesten alltid opp. Likevel vil du ikke plage de trofaste faste kundene dine med et betalingssteg. Løsningen: be om forhåndsbetaling bare der risikoen er.

• nye kunder, som du ennå ikke kjenner;
• kunder som har uteblitt før, så det ikke gjentar seg;
• eventuelt lange eller dyre behandlinger, der en tom stol koster mest.

Den som avbestiller i tide, får bare pengene tilbake. Det er rettferdig, og ingen føler seg straffet.

5. Hold oversikt over uteblivelser per kunde

Alle glemmer noe av og til. Å utebli én gang er ikke noe problem. Men tredje gang vil du gjerne vite det, helst i det øyeblikket kunden bestiller igjen.

Noter derfor hver uteblivelse på kunden. Da ser du med en gang hvem som er pålitelig, og hvem du heller ber om litt ekstra sikkerhet.

6. Sett en grense for gjentatte uteblivelser

Bestem hva som skjer etter for eksempel to uteblivelser. Noen rimelige alternativer:

• kunden kan bare be om en time, som du selv bekrefter;
• kunden betaler på forhånd fra nå av;
• kunden kan ikke lenger bestille på nett, men kan fortsatt ringe.

Skriv regelen inn i avbestillingsreglene dine. Da kommer det ikke overraskende på noen, og du slipper ubehagelige samtaler.

7. Fyll en ledig time raskt igjen

En avbestilling i tide lønner seg først når noen andre kan bestille timen. Med nettbooking blir en ledig time straks tilgjengelig for andre kunder. Også om kvelden og i helgene, når salongen er stengt og ingen tar telefonen.

Uteblivelser hindrer du ikke med ett enkelt triks, men med noen små vaner som forsterker hverandre: tydelige regler, en påminnelse, enkel avbestilling og litt ekstra sikkerhet der det trengs.

Slik ordner ChairIt dette for deg

Du kan gjøre alt dette for hånd, men det tar tid som du heller vil bruke på kundene dine. ChairIt er en bookingutvidelse for WordPress som automatiserer det meste, rett på ditt eget nettsted.

I gratisversjonen:

• kundene bestiller på nett og får en bekreftelse med en kalenderfil;
• kundene avbestiller selv på nett, frem til tidspunktet du velger;
• du markerer uteblivelser og ser dem på kundekortet.

ChairIt Pro legger til de automatiske tiltakene:

• påminnelser på e-post med en knapp for å avbestille;
• SMS-påminnelser, for eksempel 24 timer før;
• forhåndsbetaling med Mollie: for alle, bare for nye kunder eller bare for kunder med en tidligere uteblivelse, med automatisk tilbakebetaling ved avbestilling i tide;
• en regel for uteblivelser: etter gjentatte uteblivelser kan en kunde bare be om en time eller ikke lenger bestille på nett.

Lurer du på hvordan det ser ut? Prøv det selv i demosalongen vår, eller se hva som er med i gratisversjonen og i Pro.

Start i det små

Du trenger ikke gjøre alt på én gang. Start med de to tiltakene som gir mest: tydelige avbestillingsregler og en påminnelse dagen før. Følg resultatet i en måned, og legg deretter til forhåndsbetaling for kundene som trenger det. Kalenderen din, og omsetningen din, vil merke det.