Sådan undgår du udeblivelser i din salon: 7 tiltag, der virkelig virker

Tirsdag morgen, klokken ti. Stolen er klar, farven er blandet, og din kunde … kommer ikke. Intet opkald, ingen besked. En time senere kigger du stadig på et hul i kalenderen, som du ikke længere kan fylde.

Alle saloner kender det. Og fordi det altid kun handler om én aftale, føles det som uheld. Men udeblivelser (såkaldte ”no-shows”) er ikke uheld: de er et mønster, og mønstre kan brydes. I denne artikel ser du, hvad en udeblivelse virkelig koster dig, og hvilke 7 tiltag der forhindrer de fleste.

Hvad koster en udeblivelse dig egentlig?

Regn det ud. Sig, at du har tre udeblivelser om ugen, i gennemsnit 45 € pr. behandling og 48 arbejdsuger om året. Det giver 6.480 € i omsætning, som du aldrig får igen. Og så har vi ikke talt den kunde med, som du kunne have betjent imens, eller medarbejderen, som du betaler alligevel.

Tip: notér i en måned hver aftale, der falder bort uden afbud. De fleste salonejere bliver overraskede over tallet.

1. Gør dine afbudsregler tydelige

Kunder overholder deres aftaler bedre, når de på forhånd ved, hvad der forventes. Beslut, hvor længe man kan melde afbud gratis, for eksempel indtil 24 timer før, og hvad der sker, hvis nogen udebliver.

Vis reglerne tre steder: på din hjemmeside, ved bookingen og i bekræftelsesmailen. Kort og venligt, uden truende tone. Målet er klarhed, ikke straf.

2. Send en påmindelse

De fleste udeblivelser skyldes ikke uvilje, men glemsomhed. En aftale, der blev booket for tre uger siden, glider let ud af hukommelsen. En påmindelse dagen før løser det meste.

En sms bliver som regel læst hurtigere end en e-mail. Tilføj en knap eller et link til at melde afbud i påmindelsen. Det lyder modstridende, men et afbud er altid bedre end en tom stol: det giver dig stadig chancen for at fylde tiden.

3. Gør det nemt at melde afbud og flytte tiden

Jo sværere det er at melde afbud, jo større er risikoen for, at nogen bare bliver væk. At ringe i åbningstiden er en barriere for mange kunder, især hvis de er flove.

Lad derfor kunderne melde afbud eller flytte deres aftale online, indtil et tidspunkt du selv vælger. Så bliver tiden ledig i god tid, og du behøver ikke engang tage telefonen.

4. Tag betaling på forhånd, men ikke fra alle

Den, der har betalt på forhånd, dukker næsten altid op. Alligevel vil du ikke belaste dine trofaste faste kunder med et betalingstrin. Løsningen: bed kun om forudbetaling, hvor risikoen er.

• nye kunder, som du endnu ikke kender;
• kunder, der er udeblevet før, så det ikke gentager sig;
• eventuelt lange eller dyre behandlinger, hvor en tom stol koster mest.

Melder kunden afbud i tide, får han bare pengene tilbage. Det er fair, og ingen føler sig straffet.

5. Hold styr på udeblivelser pr. kunde

Alle glemmer noget en gang imellem. At udeblive én gang er ikke noget problem. Men tredje gang vil du gerne vide det, helst i det øjeblik kunden booker igen.

Notér derfor hver udeblivelse på kunden. Så ser du med det samme, hvem der er pålidelig, og hvem du hellere beder om lidt ekstra sikkerhed.

6. Sæt en grænse for gentagne udeblivelser

Beslut, hvad der sker efter for eksempel to udeblivelser. Et par rimelige muligheder:

• kunden kan kun anmode om en tid, som du selv bekræfter;
• kunden betaler på forhånd fremover;
• kunden kan ikke længere booke online, men kan stadig ringe.

Skriv reglen ind i dine afbudsregler. Så kommer det ikke bag på nogen, og du slipper for pinlige samtaler.

7. Fyld en ledig tid hurtigt igen

Et afbud i tide kan først betale sig, når en anden kan booke tiden. Med onlinebooking bliver en ledig tid straks tilgængelig for andre kunder. Også om aftenen og i weekenden, når salonen er lukket og ingen tager telefonen.

Udeblivelser forhindrer du ikke med ét enkelt trick, men med nogle små vaner, der styrker hinanden: klare regler, en påmindelse, nemt afbud og lidt ekstra sikkerhed, hvor der er brug for det.

Sådan klarer ChairIt det for dig

Du kan gøre alt dette i hånden, men det tager tid, som du hellere bruger på dine kunder. ChairIt er et bookingplugin til WordPress, der automatiserer det meste, direkte på din egen hjemmeside.

I gratisversionen:

• kunderne booker online og får en bekræftelse med en kalenderfil;
• kunderne melder selv afbud online, indtil det tidspunkt du vælger;
• du markerer udeblivelser og ser dem på kundekortet.

ChairIt Pro tilføjer de automatiske tiltag:

• påmindelsesmails med en knap til at melde afbud;
• sms-påmindelser, for eksempel 24 timer før;
• forudbetaling med Mollie: for alle, kun for nye kunder eller kun for kunder med en tidligere udeblivelse, med automatisk tilbagebetaling ved afbud i tide;
• en regel for udeblivelser: efter gentagne udeblivelser kan en kunde kun anmode om en tid eller ikke længere booke online.

Nysgerrig efter, hvordan det ser ud? Prøv det selv i vores demosalon, eller se, hvad der er i gratisversionen og i Pro.

Start i det små

Du behøver ikke gøre det hele på én gang. Start med de to tiltag, der giver mest: klare afbudsregler og en påmindelse dagen før. Følg resultatet i en måned, og tilføj derefter forudbetaling for de kunder, der har brug for det. Din kalender, og din omsætning, vil kunne mærke det.