Så undviker du uteblivna besök i din salong: 7 åtgärder som verkligen fungerar

Tisdag morgon, klockan tio. Stolen är redo, färgen är blandad, och din kund … kommer inte. Inget samtal, inget meddelande. En timme senare stirrar du fortfarande på en lucka i kalendern som du inte längre kan fylla.

Alla salonger känner igen det. Och eftersom det alltid bara gäller en bokning känns det som otur. Men uteblivna besök (så kallade ”no-shows”) är ingen otur: de är ett mönster, och mönster går att bryta. I den här artikeln får du se vad ett uteblivet besök verkligen kostar och vilka 7 åtgärder som förhindrar de flesta.

Vad kostar ett uteblivet besök egentligen?

Räkna på det. Säg att du har tre uteblivna besök i veckan, i snitt 45 € per behandling och 48 arbetsveckor om året. Det blir 6 480 € i intäkter som du aldrig får tillbaka. Och då har vi inte räknat med kunden du kunde ha tagit emot under tiden, eller medarbetaren du ändå betalar.

Tips: anteckna under en månad varje bokning som uteblir utan avbokning. De flesta salongsägare blir förvånade över siffran.

1. Gör dina avbokningsregler tydliga

Kunder håller sina tider bättre när de i förväg vet vad som förväntas. Bestäm hur länge man kan avboka kostnadsfritt, till exempel fram till 24 timmar innan, och vad som händer om någon uteblir.

Visa reglerna på tre ställen: på din webbplats, vid bokningen och i bekräftelsemejlet. Kort och vänligt, utan hotfull ton. Målet är tydlighet, inte straff.

2. Skicka en påminnelse

De flesta uteblivna besök beror inte på ovilja utan på glömska. En tid som bokades för tre veckor sedan glöms lätt bort. En påminnelse dagen innan löser det mesta.

Ett sms läses oftast snabbare än ett mejl. Lägg till en knapp eller länk för att avboka i påminnelsen. Det låter motsägelsefullt, men en avbokning är alltid bättre än en tom stol: den ger dig fortfarande chansen att fylla tiden.

3. Gör det enkelt att avboka och boka om

Ju krångligare det är att avboka, desto större risk att någon bara uteblir. Att ringa under öppettiderna är en tröskel för många kunder, särskilt om de skäms.

Låt därför kunderna avboka eller boka om online, fram till en tidpunkt som du väljer. Då blir tiden ledig i god tid, och du behöver inte ens svara i telefon.

4. Ta betalt i förväg, men inte av alla

Den som har betalat i förväg dyker nästan alltid upp. Ändå vill du inte belasta dina trogna stamkunder med ett betalningssteg. Lösningen: be om förskottsbetalning bara där risken finns.

• nya kunder, som du ännu inte känner;
• kunder som har uteblivit tidigare, så att det inte upprepas;
• eventuellt långa eller dyra behandlingar, där en tom stol kostar mest.

Den som avbokar i tid får helt enkelt pengarna tillbaka. Det blir rättvist, och ingen känner sig straffad.

5. Håll koll på uteblivna besök per kund

Alla glömmer något ibland. Att utebli en gång är inget problem. Men vid tredje gången vill du veta det, helst i samma stund som kunden bokar igen.

Anteckna därför varje uteblivet besök på kunden. Då ser du direkt vem som är pålitlig och av vem du hellre ber om lite extra säkerhet.

6. Sätt en gräns för upprepade uteblivna besök

Bestäm vad som händer efter till exempel två uteblivna besök. Några rimliga alternativ:

• kunden kan bara begära en tid, som du själv bekräftar;
• kunden betalar i förväg från och med nu;
• kunden kan inte längre boka online, men kan fortfarande ringa.

Skriv in regeln i dina avbokningsregler. Då blir ingen överraskad, och du slipper obekväma samtal.

7. Fyll en ledig tid snabbt igen

En avbokning i tid lönar sig först när någon annan kan boka tiden. Med onlinebokning blir en ledig tid direkt tillgänglig för andra kunder. Även på kvällar och helger, när salongen är stängd och ingen svarar i telefon.

Uteblivna besök förhindrar du inte med ett enda trick, utan med några små vanor som förstärker varandra: tydliga regler, en påminnelse, enkel avbokning och lite extra säkerhet där det behövs.

Så sköter ChairIt det åt dig

Du kan göra allt detta för hand, men det tar tid som du hellre lägger på dina kunder. ChairIt är ett bokningsplugin för WordPress som automatiserar det mesta, direkt på din egen webbplats.

I gratisversionen:

• kunderna bokar online och får en bekräftelse med en kalenderfil;
• kunderna avbokar själva online, fram till den tidpunkt som du väljer;
• du markerar uteblivna besök och ser dem på kundkortet.

ChairIt Pro lägger till de automatiska åtgärderna:

• påminnelsemejl med en knapp för att avboka;
• sms-påminnelser, till exempel 24 timmar innan;
• förskottsbetalning med Mollie: för alla, bara för nya kunder eller bara för kunder med ett tidigare uteblivet besök, med automatisk återbetalning vid avbokning i tid;
• en regel för uteblivna besök: efter upprepade uteblivna besök kan en kund bara begära en tid eller inte längre boka online.

Nyfiken på hur det ser ut? Prova själv i vår demosalong, eller se vad som ingår i gratisversionen och i Pro.

Börja i liten skala

Du behöver inte göra allt på en gång. Börja med de två åtgärder som ger mest: tydliga avbokningsregler och en påminnelse dagen innan. Följ resultatet i en månad och lägg sedan till förskottsbetalning för de kunder som behöver det. Din kalender, och dina intäkter, kommer att märka det.