Inwerktijd slim plannen: meer klanten per dag zonder haast
Het is half twee. De kleuring zit erin, de wekker staat op vijfendertig minuten. En dan? Je kapper vouwt handdoeken, ruimt de kar op of kijkt op haar telefoon. Ondertussen belt er iemand die “even snel” een pony wil laten knippen, en het antwoord is: helaas, we zitten vol.
Dat is zonde. Want die vijfendertig minuten zijn er wél, alleen staan ze verstopt in je agenda. In dit artikel lees je hoe je inwerktijd zichtbaar maakt en slim benut, zonder dat het druk of gehaast voelt.
Wat is inwerktijd precies?
Inwerktijd is het deel van een behandeling waarin het product het werk doet: een kleuring, highlights, een permanent, een keratinebehandeling, een lash lift of het verven van wenkbrauwen. De klant blijft in de stoel, maar de handen van je medewerker zijn vrij.
Een kleurbehandeling van twee uur bestaat dus eigenlijk uit drie delen: aanbrengen, inwerken en afwerken (uitspoelen, knippen, föhnen). Alleen het eerste en het laatste deel vragen echt tijd van je medewerker.
Waarom inwerktijd in de meeste agenda’s verdwijnt
In veel salonagenda’s staat een kleuring als één blok: twee uur bezet. Dat is overzichtelijk, maar het kost je twee dingen. Je verkoopt de vrije tijd tijdens het inwerken niet, of je propt er “even” iemand tussen in de kantlijn, met kans op dubbele boekingen en stress.
En als klanten online boeken, zien ze die tijd al helemaal niet. Voor de website is je kapper gewoon twee uur bezet.
5 tips om inwerktijd slim te benutten
1. Splits de behandeling in drie delen. Leg per behandeling vast hoe lang het aanbrengen duurt, hoe lang het inwerken en hoe lang het afwerken. Dan weet je precies welk stuk van de tijd vrij is.
2. Plan korte behandelingen in het gat. Een herenknipbeurt, een pony bijknippen, wenkbrauwen epileren of een kort adviesgesprek: behandelingen van 15 tot 30 minuten passen perfect in de inwerktijd.
3. Houd een kleine buffer. Producten werken niet altijd op de minuut, en een klant wil soms nog iets vragen. Laat 5 tot 10 minuten ruimte, zodat de volgende klant niet hoeft te wachten.
4. Laat de agenda het puzzelwerk doen. Uit je hoofd bijhouden wie wanneer vrij is, werkt op een rustige dinsdag, maar niet op een volle zaterdag. Een agenda die inwerktijd kent, laat alleen tijden zien die echt passen, ook bij online boeken.
5. Vertel het je klant. De meeste klanten vinden het prima als je kapper even iemand anders helpt, zolang ze het weten. Een kop koffie, een tijdschrift en een “ik ben zo weer bij je” maken het verschil.
Inwerktijd is geen wachttijd. Het is werktijd die nog niet is ingepland.
Wat levert het op?
Reken het eens uit. Drie kleuringen per dag, elk met een halfuur inwerktijd, is samen anderhalf uur. Daar passen elke dag twee of drie korte behandelingen in, zonder dat je langer open hoeft of extra personeel nodig hebt. Op een week of een maand is dat een flink verschil, en je klanten merken alleen dat je vaker plek hebt.
Zo regel je inwerktijd met ChairIt
In ChairIt stel je per behandeling een inwerktijd in. Tijdens die tijd staat je medewerker als vrij in de agenda, en ChairIt biedt die tijd ook online aan voor een behandeling die erin past. Klanten kunnen ook meerdere behandelingen in één afspraak boeken, zoals knippen en kleuren. ChairIt plant die achter elkaar bij dezelfde medewerker en telt de tijd en prijs bij elkaar op.
In de teamagenda zie je alle medewerkers naast elkaar, met de inwerktijd duidelijk gemarkeerd. Zo zie je in één oogopslag waar nog ruimte is voor een inloopklant of een telefonische afspraak. En het mooiste: dit zit allemaal in de gratis versie.
ChairIt is een plugin voor WordPress. Je hebt dus een eigen WordPress-website nodig, waarop je ChairIt gratis installeert via het menu Plugins.
Begin met je drukste behandeling
Je hoeft niet alles in één keer om te gooien. Kies de behandeling met de langste inwerktijd, meestal een kleuring, en plan daar een week lang bewust een korte behandeling in. Je zult zien hoeveel extra ruimte er in je agenda zit.
